Verbeterweek

Verbeterweek Business Groep Infra


We zijn enige tijd geleden gestart met het “Make To Order” project. Hierin wordt gewerkt aan het verlagen van de voorraden, het opvolgen van afnameplichten, het belang van leverplanningen van klanten.


De opdracht

Voor het vervolg van dit project zijn 2 stagiaires aangenomen, Bart en Koen. Zij hadden 3 opdrachten meegekregen:

  1. Het opstellen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
  2. Het optimaliseren van het proces.
  3. Het in beeld brengen van de klantreis.

Tijdens deze stage zijn zij tot de conclusie gekomen dat alvorens zij de taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden kunnen benoemen, het proces tussen offerte en levering geoptimaliseerd moest worden. Om dit in hun korte stage te kunnen volbrengen hebben zij samen met o.a. Shakeel een Kaizen-event (verbeterweek) georganiseerd. Voor velen was dit een nieuwe weg en zijn wij met enige scepsis begonnen aan deze reis.

Eerst inzicht krijgen in het probleem

Normaliter bestaat een verbeterweek uit 5 dagen, wij hebben dit met bloed, zweet en tranen in 3 dagen weten te volbrengen. De eerste dag is er een begin gemaakt met het in kaart brengen van het huidige proces. Hier is veel discussie door opgelaaid. Er kwamen veel onderwerpen aan bod die niet alleen te maken hadden met het proces, maar ook met de beleving en samenwerking op de werkvloer. Wat leeft er bij mensen, wat zijn de grootste irritatiepunten, wat gaat er goed en niet goed.

De tweede dag hebben we het huidige proces, van het maken van een offerte tot uitlevering van de materialen, in beeld gebracht. Iedere stap die gezet moet worden in dit proces werd benoemd. Wij hebben hier nooit bewust bij stil gestaan maar in het huidige proces zijn maar liefst 74 stappen benodigd tussen offerte en levering. De volgende stap was het bekijken welke van deze 74 stappen waarde toevoegde voor de klant of noodzakelijk zijn voor het systeem. De rest van de stappen zouden in principe geëlimineerd mogen worden. In 6,7% van deze 74 stappen voegde we waarde toe. Dus alleen in 6,7% van alle inspanningen die we verrichten was de klant bereid om voor te betalen. Huhhhhh…..!!!! We sloten deze dag allemaal onwezenlijk af, zeker omdat we nu in beeld zagen hoe ingewikkeld ons proces in elkaar zit. En wij daar allen iedere dag mee te maken hadden. Aan de andere kant gaf het ook een goed gevoel om er eindelijk mee bezig te zijn en duidelijkheid te krijgen in de knelpunten. Je kunt pas iets veranderen als je inzicht hebt in het probleem.

Het gewenste proces beschrijven

De derde dag hebben we het nieuwe proces beschreven. We zijn uitgegaan van de ideale situatie. Als alle faciliteiten voor handen zijn, hoe zou dan ideaal gezien het nieuwe proces eruit zien? Dit was voor iedereen erg leuk om te doen. Ineens hoefde je niet meer in de bestaande kaders te denken. Wat er uit is gekomen als resultaat was voor iedereen verrassend. We zijn van 74 stappen terug gegaan naar 22 stappen in de ideale situatie. We hebben het voorstel gedaan om een afdeling “bedrijfsbureau/snelle response team” op te zetten. Alles wat op deze afdeling verwerkt zou gaan worden, wordt nu versnipperd door diverse collega’s verwerkt. Daarnaast is onze artikel stamdata behoorlijk vervuild wat onnodig veel zoektijden veroorzaakt. Het centraliseren, standaardiseren en opschonen van processen gaat vooral bijdragen aan een goed lopend proces. En niet op de laatste plaats; een fijne werksfeer waarin iedereen weet wat er van hem/haar verwacht wordt!

Projectteams samenstellen en invoeren

Na deze verbeterweek zijn er 2 projectgroepen gestart met Niek Verkoelen als projectleider. Eentje is het opzetten van het bedrijfsbureau onder de naam (SRT) Snelle respons team. De andere is het opschonen van onze artikelstam data, de Data-crash groep. Deze 2 groepen zijn nu al druk bezig met het realiseren van eerder gestelde doelen. Het enthousiasme en resultaten zijn hiervan al merkbaar op de werkvloer en dat is een erg fijne ontwikkeling.

“Het zou fijn zijn als iedereen een verbeterweek mee mag maken omdat dit je veel energie geeft en er nog heel wat problemen zijn om aan te pakken. We zijn er nog lang niet, maar een goed begin is zeker gemaakt!”

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.